Ferramentas para a contabilidade digital: saiba quais são fundamentais para seu negócio

Conheça 5 recursos que impulsionam contabilidades digitais com mais agilidade, assertividade e lucratividade

‍

Contabilidades digitais têm a demanda de montar uma estrutura on-line para conseguir operar de forma remota e coerente com a sua proposta. Mesmo com escritórios tradicionais, é bastante provável que os clientes compareçam menos a reuniões presenciais e realizem os trâmites a distância. Assim, é preciso pensar em recursos compatíveis com essa realidade. Muito além de viabilizar os negócios neste formato, as ferramentas e tecnologias colaboram para maior produtividade e lucros nas empresas.

‍

Neste texto, vamos mostrar cinco recursos que vão fazer a diferença no dia a dia da sua contabilidade digital. Fique com a gente até o final e veja quais são as ferramentas que vão ajudar seu negócio a ir mais longe!

1. Softwares de gestão

‍

Independente do porte de sua contabilidade, ela pode se beneficiar de um software de gestão. O ideal é que esse sistema integre todos os departamentos da sua empresa para você conseguir realizar uma análise integral e ter mais praticidade no dia a dia. Afinal, quando tudo está no mesmo lugar, fica mais simples realizar as demandas.

‍

O software de gestão ainda possibilita que os gestores façam o acesso de qualquer lugar que tenha acesso à internet. Os mais avançados são os ERPs, Enterprise Resource Planning, sistemas que oferecem uma integração total dos departamentos da sua contabilidade.

‍

Tanto softwares mais simples quanto os mais robustos, como um ERP, são excelentes para empresas que atuem de forma 100% remota. No entanto, contabilidades com regime híbrido ou presencial também se beneficiam muito desses sistemas, tornando mais simples organizar documentos, dados e processos. Com o software de gestão, a quantidade de papel, tinta e outros recursos para armazenamento da documentação diminui bastante.

2. Sistema de gestão da equipe

‍

Além de administrar a empresa, um ponto fundamental é a gestão da equipe. Principalmente se os colaboradores estiverem no regime home office, um software com esse objetivo é fundamental.

‍

A maioria desses sistemas trazem recursos como gestão de tarefas em formato de lista ou Kanban, o qual possibilita ver em qual etapa cada tarefa está e se há empecilhos, já que também existe campo de comentários. Para empresas nas quais trabalha-se com venda de horas, há sistemas com cronômetro integrado.

‍

Nesses softwares, anexar documentos e deixar orientações também é possível.

3. Softwares para recebimento de informações e documentos do cliente

E-mail e aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, podem ser usados para os clientes enviarem informações, além de documentos. No entanto, para o cumprimento de algumas obrigações, como Imposto de Renda (IR), já existem softwares para o cliente inserir os dados e comprovantes.

‍

Para clientes empresariais, esse tipo de software é ainda mais importante. No e-mail e por mensagens instantâneas, a organização torna-se mais difícil e há, consequentemente, mais perda de tempo.

‍

O software para mediar as informações com os clientes é um diferencial no dia a dia. Isso porque é cada vez mais raro que o cliente vá até ao escritório. Além disso, a quantidade de documentos nas contabilidades é grande. Com a ferramenta, você agiliza os atendimentos, organiza arquivos e muito mais.

4. Ferramenta de videoconferência

Mesmo em empresas que operam presencialmente, as videoconferências são muito comuns. Afinal, hoje as reuniões com clientes são uma realidade. Ter uma boa ferramenta, sem limite de tempo e número de pessoas, torna a contabilidade digital ainda melhor. Com alguns colaboradores e parceiros no regime remoto, é comum usá-las para trabalhar de forma síncrona, quando necessário.

‍

Ainda é possível escolher uma ferramenta que agregue outros recursos, como chat, e-mail, lista de tarefas, documentos eletrônicos e outros. Dessa forma, os benefícios são ainda maiores.

5. Certificado digital

Há diversas obrigações acessórias que tem como pré-requisito o certificado digital. Por isso, ele é indispensável em qualquer tipo de contabilidade, mas nas digitais é ainda mais necessário, já que possibilita assinatura de contratos a distância e maior segurança nas diversas operações, além de simplificar uma das áreas consideradas mais burocráticas.

Mais do que ninguém, os contadores digitais precisam usar o certificado de forma estratégica, não apenas quando é obrigatório.

‍

O contador não lida só com o certificado digital da empresa, mas instrui o cliente a usá-lo. A contabilidade tem a possibilidade de indicar onde emitir os certificados digitais, tornar-se parceira de uma certificadora, como a Certifica, e ter diversas vantagens a cada certificado emitido.

‍

Adote as ferramentas para sua contabilidade digital e saiba como ter uma parceria conosco para emitir o certificado para seus clientes: https://www.certifica.com.br/contador

‍